Tholen - Beurtvaartadres bestaat inmiddels bijna een eeuw (96 jaar om precies te zien). In al die tijd hebben ze een enorme hoeveelheid papieren vrachtbrieven uitgegeven, en dat doen ze nog steeds. “Daarvoor hebben we een aparte businessunit: Vervoersdocumenten,” vertelt Juliette Roos, accountmanager bij Beurtvaartadres. “Nu hebben we ook de businessunit Supply Chain, en die kan mensen helpen bij de overstap naar een digitale vrachtbrief. Daarin vermarkten wij de eCMR van TransFollow.”
Paul Knoop en Juliette Roos
Digitaal versus papier
Maar waarom zou een transporteur willen switchen van papier naar digitaal? Naast de papierbesparing biedt een digitale eCMR ook heel veel data, legt Juliette uit. “Als je een vrachtbrief uitprint, is dat platte informatie. Maar heb je informatie vanuit de eCMR, dan kan je die weer terug laten lopen naar je eigen systemen. Stel bijvoorbeeld dat je een handtekening zet op de vrachtbrief. Op papier heb je dan gewoon een handtekening, maar met de eCMR TransFollow kan die handtekening verrijkt worden met een datum-, tijd- en locatiestempel. Deze informatie en andere data op de vrachtbrief, zoals temperatuurregistratie, kan men realtime weer in hun systeem ontvangen.”
Karren en fusten in kaart
Een bekend probleem in het sierteelttransport is het zoekraken van de emballage – denk aan Deense karren of fusten. “Als je digitaal gaat werken, kan je volgen waar die emballage zich precies bevindt. Stel, de emballage wordt meegenomen bij de kweker en uiteindelijk afgeleverd. Daar wordt bij ontvangst voor getekend, en meteen wordt in het systeem geregistreerd waar de emballage zich op dat moment bevindt. Wordt die emballage vervolgens weer opgehaald, dan wordt ook dat weer geregistreerd in de eCMR, zodat het ook in je eigen systeem kan worden genoteerd.”
Fouten voorkomen
Maar hoe zit het dan met papieren vrachtbrieven, die worden toch ook gewoon ondertekend? “Klopt, maar papier is meer foutgevoelig. Een chauffeur kan bijvoorbeeld onderweg een kopje koffie omgooien, of een handschrift is niet helemaal duidelijk leesbaar. Ga je digitaal, dan heb je alle informatie meteen beschikbaar, en de data is ook een stuk betrouwbaarder. Die data krijgen ze dus van ons, maar hoe mensen de data vervolgens gebruiken, dat is aan hen.”
Iedereen op de hoogte
Doordat alle betrokken partijen op het moment van aftekenen van een digitale vrachtbrief de informatie krijgen, is iedereen dus gelijktijdig op de hoogte. “Met de papieren methode zie je dat bedrijven soms meerdere FTE’s in dienst hebben die veelal bezig zijn met inscannen en archiveren van vrachtbrieven. Door te digitaliseren zorg je ervoor dat zij hun tijd anders kunnen besteden. Het TransFollow portal kan je namelijk gebruiken als centraal archief. Hierin worden de vrachtbrieven voor de wettelijke termijn van 7 jaar bewaard."
Deze digitalisering in de supply chain is dan ook een oplossing voor de hele keten. “De ontvangende partij deelt z’n e-mailadres met de verlader, de indiener van de vrachtbrief. De vervoerder moet wel met TransFollow werken, maar de ontvangende partij hoeft alleen de vrachtbrief te ontvangen. De vervoerder pakt bij aflevering z’n device, daar zet de ontvangende partij een handtekening, en de eCMR wordt dan meteen naar het van tevoren gedeelde e-mailadres gestuurd. Bovendien kunnen ook de andere partijen in de keten gratis gebruikmaken van het centraal archief op het TransFollow Portal.”
Van papier naar digitaal
De omslag van papieren naar digitale vrachtbrieven, dat is wel een proces dat je gezamenlijk ingaat, vertelt Juliette. “Het is echt een project, juist ook omdat het invloed heeft op de hele keten. Om hierbij te ondersteunen, bieden wij ook ketenregie aan waarbij onze projectmanagers voor een soepele overgang naar de digitale vrachtbrief zorgen. Aan het begin van zo’n traject zorgen onze projectmanagers dat alle betrokkenen om de tafel gaan zitten. Zij gaat dan informatie opvragen, zoals de transportscenario’s die er zijn, het technisch landschap, en die informatie wordt in een scoping-document gezet. Het allerbelangrijkste daarbij is dat de vervoerder altijd de vrachtbrief moet kunnen tonen.”
En, zo maakt Juliette duidelijk, digitalisering biedt voordelen voor de hele keten, van verlader tot ontvanger. “Voor de vervoerder kan het helpen bij de registratie van wachturen, en het zorgt dat ze sneller kunnen factureren. In plaats van te wachten totdat de papieren vrachtbrief is ontvangen, kan je meteen bij ontvangst de factuur aanmaken. En als er op het moment van laden of lossen niemand aanwezig is om af te tekenen, kan je met de eCMR ervoor kiezen om de chauffeur te laten aftekenen, compleet met foto’s, documenten en opmerkingen. Zo heb je dus meteen een compleet dossier.”
Wie enthousiast is geworden om ook over te stappen op de digitale vrachtbrief, kan bij Juliette terecht, die zich nu twee jaar als accountmanager met de materie bezighoudt, of met haar collega-accountmanager Paul Knoop.
Voor meer informatie:
Beurtvaartadres
Tel.: +31 (0) 88 552 2100
[email protected]
www.beurtvaartadres.nl