Bij veel bedrijven gaat de verrekening van statiegeldbedragen op emballage op vertrouwen. Simpelweg omdat het bijna onmogelijk is om precies af te stemmen (en controleren) hoeveel er precies binnenkomt en uitgaat. Bij PackControl denkt men daar anders over, want, zoals wordt betoogd deze onderstaande blog, met een geautomatiseerd emballageregistratiesysteem stem je saldo's automatisch af en krijgt de klant grip op de statiegeldverrekening.
Vertrouwen is goed, controle is beter
Bij je emballageregistratie draait het eigenlijk maar om een paar simpele dingen: het afstemmen van fysieke saldo's en het verrekenen van statiegeld. Vooral dat laatste blijkt vaak problematisch. Betaling van facturen gaat op goed vertrouwen, omdat het bijna niet mogelijk is om de aantallen en bedragen echt precies te controleren. Met een goede registratie weet je precies hoeveel je in huis hebt en welke bedragen je moet verrekenen. Zo houd je kosten in de hand en grijp je niet mis wanneer je emballage nodig hebt.
Tijd besparen
De controle op saldo's kan natuurlijk door een uitdraai van de spreadsheets van de wederpartij naast die van jezelf te leggen. Een medewerker gaat met een gekleurde stift of een rode pen door de regels heen om te controleren of het klopt. Na een uurtje gaat het je duizelen, na twee uur ben je toe aan een grote kop koffie en na drie uur kun je die bestanden niet meer uitstaan.
Dat kan nu anders. Het afstemmen van de aantallen kan via Reconciliation in PackControl geautomatiseerd worden. Bestanden die binnenkomen van leveranciers en klanten kunnen eenvoudig geïmporteerd worden in PackControl, waarna het systeem ze naast de eigen gegevens legt. PackControl haalt de afwijkingen eruit, zodat direct inzichtelijk is wat er is gebeurd. Zo kan de klant snel reageren op verschillen en zorgen voor verrekening waar nodig.
Controles nauwkeurig instellen voor elk type emballage
Gebruikers kunnen in PackControl per emballage-item of productgroep heel nauwkeurig instellen hoe het systeem de gegevens controleert. Is er een percentageverschil toegestaan, of wil men (vooral bij waardevolle items) precies weten wat er binnenkomt en uitgaat? Het is allemaal in te stellen en verschillen worden er direct uitgehaald. Grote correctieboekingen aan het eind van het jaar zijn hiermee verleden tijd, want saldo's kloppen en bij afwijkingen is makkelijk te achterhalen waardoor die zijn veroorzaakt.
Nooit meer te veel statiegeld betalen
Dankzij deze automatische controle weet het systeem op elk moment precies de correcte saldo's. Dus op het moment dat er statiegeld moet worden verrekend met een klant, leverancier of transporteur, geeft PackControl precies de juiste bedragen aan. De gebruiker kan per account en per emballage-item instellen met welke partij welk statiegeldbedrag moet worden verrekend. Zo gaat verrekening dus altijd automatisch goed.
Tot slot kunnen journaalposten van statiegeldfacturen die in de financiële boekhoudsysteem zijn ingeboekt kunnen worden geïmporteerd in PackControl. Daar worden de bedragen gecontroleerd met de bedragen in de eigen emballageadministratie. Zo kan men tot op de cent nauwkeurig zien of de bedragen kloppen met wat men had verwacht op basis van de eigen registratie. Klopt het bedrag niet, dan kan daar direct actie op worden ondernomen.
Voor meer informatie:
PackControl
www.packcontrol.com