"Certificaten zijn de tikkende tijdbommen van de AGF. Vooral als je QA-afdeling nog met Excel werkt, of in ‘n systeem dat niet geïntegreerd is met je verkoop. Telers hebben soms hun hele werkwijze aan moeten passen om voor een Skal certificering in aanmerking te kunnen komen. En de coöperaties en verpakkingsbedrijven, hebben op hun beurt weer gezocht naar telers met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Na al die zorgvuldigheid en ondertekende contracten wil je wel het profijt ervan terug zien. Helaas blijkt dat het werk dan nog niet voorbij is. Want de certificaten zijn: tijdelijk", benadrukt Axians in onderstaande blog.
Tik tak tik tak
Voor je het weet is de GlobalGAP of PlanetProof certificering verlopen. Terwijl de order paprika stoplichten nét verpakt was en de vrachtwagen al volgeladen voor de slagboom van de uitgang staat. Dan moet je die lading terugfluiten en de klanten opbellen met slecht nieuws. Als je niets verandert zul je zo oneindig achter de feiten aan blijven lopen. Want heb je net het ene fiasco opgelost, kom je er tot je schrik achter dat een ander certificaat ook al verlopen is. Tik tak, tik tak…
Voor tomatenbedrijf RedStar was het een uitdagende en tijdrovende klus om te coördineren welk product de juiste certificeringen had voor een bepaalde klant. Op de QA-afdeling hadden ze maar één 1 fte zitten. Die in haar eentje de kennis bezat maar gelijk ook alle verantwoordelijkheid droeg. Inmiddels gaat het er totaal anders aan toe. Ze zijn nu in de tweede fase van hun roadmap om het ERP-systeem I-Fresh te implementeren. Het speciale is, dat in deze fase de basis is gelegd voor een koppeling met Agriplace! En in de derde fase, nadat ze live gaan met I-Fresh, zal die koppeling plaatsvinden!
In dit artikel laten we je (aan de hand van drie handige features) zien hoe je met I-Fresh deze tikkende tijdbommen onschadelijk kunt maken. En blijf lezen voor de bonus, waarin we je de ins en outs vertellen over de koppeling van I-Fresh met Agriplace!
1. Verlopen certificering? Blokkeren op basis van klanteisen
Een klant, zoals een supermarktketen als de Albert Heijn of Ekoplaza, kan maar een x-aantal fouten tolereren van hun leveranciers. Fouten bezorgen de leveranciers daarom extra kosten (zoals retourkosten) maar ook boetes. In het ergste geval zou een supermarketen het contract zelfs kunnen ontbinden. Dat wil je natuurlijk niet. Je wilt voorkomen dat de buren (de concurrent) straks aantrekkelijker wordt, omdat ze wel gewoon leveren wat er gevraagd wordt.
Wat je daarom wil is een systeem waarin alle certificaten zijn opgeslagen. Inclusief certificaatnummer, geldigheidsduur en verloopdatum. En dat het systeem afhankelijk van de klanteisen anders handelt. Op het moment dat een certificaat buiten de periode van certificering is wil je bijvoorbeeld niet dat gelijk de hele partij uit het systeem wordt gehaald. In plaats daarvan blokkeert I-Fresh die partij voor de klanten die dat bewuste certificaat vereisen.
De partij kan dan niet worden ingekocht en verkocht door en aan desbetreffende klanten. Net zolang totdat het nieuwe certificaat is ingevoerd. Door de integratie zijn alle afdelingen in je bedrijf direct op de hoogte van de blokkade. Zonder dat er interne communicatie voor nodig is. Dit maakt het efficiënter dan wanneer je zelf de magazijn- of inkoopmanager moet opbellen!
Pluspunt: De partij kan wel worden ingekocht en verkocht door en aan de klanten die dat certificaat niet vereisen.
2. Beter voorkomen dan genezen door middel van automatische waarschuwingen
Als een certificaat van een leverancier dreigt te verlopen wordt de inkoopafdeling vanuit I-Fresh hierover gewaarschuwd. Op het scherm verschijnt het bericht: ‘’Let op: certificaatsoort x met nummer x van leverancier x vervalt binnen x termijn.’’. Zo wordt je ruim op tijd gewaarschuwd en kun je contact opnemen met die leverancier om te checken of ze al een nieuw certificaat hebben!
Tip: Naast eigen certificaten en die van leveranciers, is het ook mogelijk om certificaten van dienstenleveranciers in I-Fresh te registreren en monitoren. Bijvoorbeeld certificeringen van de bedrijven die onderhoud plegen, zoals de servicemonteur!
In I-Fresh kun je in één overzicht in één oogopslag zien welke certificaten verlopen zijn:
3. Documenten toevoegen in I-Fresh
In plaats van uitpuilende ordners in ‘n stoffige kast op kantoor, is het handiger als je met een paar klikken een document kunt toevoegen én automatisch integreren in je systeem. In I-Fresh is dit mogelijk. Het zorgt ervoor dat alle PDF’jes of bijv. afbeeldingen makkelijk vindbaar zijn. En wat levert het op: betere communicatie met je partners en klanten, én het bespaart je uren zoekwerk!
De bonus: De koppeling van I-Fresh met Agriplace!
Indien men nog een stap verder wilt gaan is het vanaf 2023 mogelijk om met I-Fresh te koppelen aan Agriplace!
Agriplace is een netwerk waarop het overgrote deel van certificeringen, zoals PlanetProof en Milieukeur, zijn aangesloten. Het is een digital supply chain. Kortom: informatie is beschermd en transparant. Hierdoor is de verpakker tot aan de consument verzekerd van een betrouwbaar product. Als je als AGF-bedrijf met Agriplace koppelt hoef je gegevens niet dubbel in te voeren en heb je beter zicht op de vervaltermijnen. De koppeling van I-Fresh met Agriplace zorgt voor een foutloos en minder arbeidsintensief proces, met als resultaat: een beter rendement.
Bij de koppeling met Agriplace wordt de vervaldatum bijvoorbeeld automatisch geüpdatet voor de certificeringen die met Agriplace aangesloten zijn. Waarschuwingen zijn dan dus niet meer nodig! Zo zorgt I-Fresh er met functionaliteiten op maat én innovatie voor dat AGF bedrijven kunnen floreren. En maak je die tikkende tijdbommen van certificaten onschadelijk!
Voor meer informatie:
Axians
+31 (0)6 55 15 06 15
raymond.langeveld@axians.com
www.i-fresh.nl