Nederland heeft afgesproken de CO2-uitstoot te verminderen. De CO2-uitstoot van zakelijk verkeer en woon-werkverkeer van werknemers hoort daar ook bij. Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) wil bekijken hoeveel CO2 het zakelijk verkeer en het woon-werkverkeer van werknemers uitstoot. Daarom geldt vanaf 1 juli 2024 de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM). Dit is onderdeel van het ‘Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit’, een maatregel uit het Klimaatakkoord.
Met deze rapportages worden gegevens verzameld om inzicht te krijgen in de hoeveelheid CO2 uitstoot van werkgebonden mobiliteit. Deze regeling helpt werkgevers bewuster om te gaan met reizen naar en voor het werk. De werkgeverslijn Land- en Tuinbouw geeft een uitleg.
Voor welke bedrijven geldt dit?
De verplichting geldt voor bedrijven met 100 of meer medewerkers. Werken er in een bedrijf 100 of meer medewerkers dan ben is men verplicht te rapporteren over het zakelijke verkeer en het woon-werk verkeer van de medewerkers. De peildatum voor het bepalen van het aantal medewerkers is 1 januari van het jaar waarover men rapporteert.
Een medewerker telt mee wanneer deze bij in dienst is met een contract voor 20 of meer uur betaald werk per maand. Uitzendkrachten, gedetacheerde medewerkers en vrijwilligers tellen niet mee, seizoenarbeiders die op de peildatum in dienst zijn voor minimaal 20 uur per maand wél. Wanneer er sprake is van meerdere KvK-nummers dan moeten het aantal medewerkers per KvK-nummer geteld worden. Het rapporteren is dan ook per KvK-nummer.
Wanneer men minder dan 100 medewerkers in dienst heeft en men toch wil bijdragen aan de regeling, dan mag dat vrijwillig.
Welke gegevens moeten doorgegeven worden?
De rapportageverplichting gaat in op 1 juli 2024. Het mag echter wel al eerder, vanaf 16 mei 2023 kunnen gegevens al vrijwillig worden aangeleverd. De verplichting houdt in dat men ieder jaar een opgave doet van het totaal aantal gereisde kilometers door de medewerkers voor het bedrijf. Deze kilometers moeten per vervoermiddel en type brandstof worden gerapporteerd. Ook moet worden aangegeven of het om zakelijke kilometers of woon-werk kilometers gaat. De gegevens kan men indienen door het online formulier op de site van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland in te vullen en op te sturen. De ingevoerde gegevens worden door de RVO vanaf 2025 automatisch doorgegeven aan de (regionale) omgevingsdienst. Zij controleren of werkgevers de gegevens op tijd en goed hebben ingediend. Elk jaar moet de rapportage voor 1 juli zijn ingediend van het jaar daarvoor. Vrijwillig aangeleverde gegevens worden niet naar de omgevingsdienst gestuurd. Deze worden alleen gebruikt voor onderzoek, als daar in het formulier toestemming voor is gegeven.
Voor welke vervoersmiddelen de kilometers moet bijgehouden moeten worden is terug te vinden in de handreiking voor werkgevers. Hier staan per soort mobiliteit praktische tips over hoe dit het beste aanpakt kan worden.
Wat kan men doen aan voorbereiding?
Allereerst is het handig om te checken of het bedrijf überhaupt onder de verplichting valt. Dus hoeveel medewerkers zijn er bij het bedrijf werkzaam of verwacht men op de peildatum in dienst te hebben? Daarnaast is het verstandig de huidige administratie rondom het registeren van kilometers onder de loep te nemen. Kan men de rapportage invullen met de gegevens die men heeft ontvangen? Of zijn wellicht aanpassingen nodig? Bijvoorbeeld op het declaratieformulier of in het declaratiesysteem, waar medewerkers naast kilometers ook moeten kunnen noteren om welk vervoersmiddel met welk brandstoftype het gaat. En bij leaseauto’s is het bijvoorbeeld belangrijk dat wanneer er ook privé gereden wordt, dit duidelijk uitgesplitst wordt, de privé kilometers tellen namelijk niet mee.
Na het indienen via de site van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, ontvang de werkgever direct een rapportage met daarop de ingediende gegevens en de daarbij behorende CO2 uitstoot. Ook worden algemene tips en adviezen gegeven hoe de duurzaamheid eventueel verbeterd kan worden en wie daarbij zou kunnen helpen.