In 2016 stond Anthura voor een spannende uitdaging. Ze kregen de kans om een nieuw ERP-systeem te implementeren, wat nodig was vanwege de verouderde technologie van hun oude systemen en het faillissement van een softwareleverancier. Dit was het begin van een reis die hen niet alleen zou leiden naar een nieuw informatiesysteem, maar ook naar een brede herimplementatie van de bedrijfsprocessen.
Tino Hartsink, Anthura
"De eerste stap was het creëren van draagvlak binnen onze organisatie. Het betrekken van toekomstige kerngebruikers en proceseigenaren was cruciaal om betrokkenheid en steun te krijgen voor deze uitdaging. Samen analyseerden we onze huidige bedrijfsprocessen en identificeerden we de verbeterpunten. Dit gaf ons een helder beeld van wat we nodig hadden in het nieuwe informatiesysteem," vertelt Tino Hartsink van Anthura.
"Met deze inzichten stelden we een lijst op van functionele en niet-functionele eisen en wensen, waarmee we op zoek gingen naar software die aan onze basisvereisten voldeed. Hoewel het aantal softwarepakketten in onze branche beperkt is, en het feit dat onze producten uit levend materiaal bestaan (wat soms een uitdaging vormt voor softwareleveranciers), zagen we dit als een uitgelezen kans om echt te begrijpen wat dit precies inhoudt."
Anthura heeft gekozen voor de ERP-software Agriware van de leverancier Mprise, die hen ook heeft ondersteund bij de implementatie.
"We hebben gekozen voor een gefaseerde implementatie, omdat een big bang-aanpak (alles in één keer) te risicovol zou zijn. Daarom hebben we bedrijfsproces na bedrijfsproces geïmplementeerd," legt Tino uit. "De impact van deze implementatie is gigantisch geweest en heeft onze gehele organisatie beïnvloed. Ik kan nu zeggen dat we samen deze monsterklus (bijna) hebben geklaard. We hebben 95% van onze bedrijfsprocessen succesvol opnieuw geïmplementeerd en ik ben ongelooflijk trots op iedereen die hieraan heeft bijgedragen."
Aan de hand van deze oneliners wil Anthura een paar van hun ervaringen delen:
- Zeggen wat je doet, en doen wat je zegt (beheersen bedrijfsprocessen)
- Garbage in, garbage out (beheren gegevens)
- Bezint eer gij begint (van en naar informatiesystemen)
- Een goed begin is het halve werk (testen en training)
- Leerstof van vandaag is het succes van morgen (keteninformatisering)
Zeggen wat je doet, en doen wat je zegt
Hoe beter de proceseigenaar het huidige en gewenste bedrijfsproces bepaalt, hoe soepeler de implementatie verloopt. Toch blijkt het vaak lastiger dan gedacht om precies te definiëren wat je doet en wat je moet gaan doen. "We hebben geleerd dat het cruciaal is om de rol van proceseigenaar goed te organiseren binnen de organisatie en voldoende tijd te nemen om te bepalen hoe een bedrijfsproces uitgevoerd moet worden. Zeg niet te snel: 'Het is wel goed zo', maar knok ervoor om bedrijfsprocessen te standaardiseren. Dat maakt het leven een stuk makkelijker."
Daarnaast is het belangrijk om KPI's voor de bedrijfsprocessen te definiëren, zodat Anthura later kan meten en analyseren of ze hun doelen bereiken en waar ze nog kunnen verbeteren.
Garbage in, garbage out
Stamgegevens vormen de basis van een informatiesysteem en veranderen nauwelijks, maar spelen een cruciale rol in de bedrijfsprocessen. "Ze zijn de ruggengraat van ons effectief databeheer en essentieel voor het succes van onze organisatie," gaat Tino verder.
"Goed beheer van stamgegevens verhoogt de datakwaliteit en vermindert de kans op fouten binnen de bedrijfsprocessen. Ze zorgen voor consistentie en betrouwbaarheid in de informatie die door de hele organisatie wordt gebruikt, wat leidt tot efficiëntere bedrijfsvoering. Nauwkeurige en consistente stamgegevens zijn essentieel voor betrouwbare analyses en rapportages, wat op zijn beurt leidt tot beter geïnformeerde besluitvorming."
Hij vervolgt: "Het belang van stamgegevens kan niet worden onderschat, en eerlijk gezegd hebben we dit aanvankelijk wel gedaan. We hebben geleerd dat het belangrijk is om een eigenaar aan te wijzen voor elk stamgegeven. Deze eigenaar bepaalt hoe ermee om te gaan en zorgt ervoor dat de stamgegevens kloppen. Het is prachtig om te ervaren dat alle afdelingen nu met dezelfde data werken, wat de communicatie en samenwerking aanzienlijk heeft verbeterd."
Bezint eer gij begint
Het nieuwe ERP-systeem ondersteunt o.a. de primaire bedrijfsprocessen, ontwikkelen rassen, plannen productstromen, produceren planten en verkopen producten. De drie verschillende uitvoerbesturingssystemen (MES) ondersteunen de bedrijfsprocessen in de kas. De koppeling van beide type systemen is essentieel voor Anthura en is een zeer complexe klus geweest. Bij Anthura hebben ze drie verschillende MES-systemen geïntegreerd met Agriware. Ze zijn erin geslaagd om een realtime gegevensuitwisseling tussen ERP en MES te realiseren, waarbij Agriware opdrachten geeft aan het MES-systeem. Het MES-systeem rapporteert terug wat er is uitgevoerd aan Agriware.
Tino: "We hebben een aantal complexe datamigratie-uitdagingen overwonnen, waarbij we oude data hebben overgezet naar de nieuwe omgeving. Je bent hierin kansrijk als je ervoor zorgt dat alle data schoon en correct is voordat je deze overzet; oude en irrelevante data kunnen problemen veroorzaken."
Een goed begin is het halve werk
Een acceptatietest is van belang omdat het ervoor zorgt dat het informatiesysteem voldoet aan alle gestelde eisen en verwachtingen. Het biedt gebruikers de kans om het systeem te testen en te bevestigen dat het aan de behoeften voldoet, wat vertrouwen en tevredenheid creëert. Tijdens de test worden resterende fouten opgespoord en opgelost, wat de kwaliteit verhoogt en kosten bespaart.
"Bij de implementatie van een nieuw systeem moeten medewerkers vaak wennen aan nieuwe processen en systemen, wat weerstand kan opleveren. Daarom is het belangrijk om voldoende tijd in te plannen voor testen voordat het systeem live gaat. Dit geeft iedereen de kans om vertrouwd te raken met de veranderingen en eventuele problemen op te lossen," legt Tino uit.
"Daarnaast is het belangrijk om te investeren in training en ondersteuning. Organiseer trainingen op maat voor verschillende gebruikersgroepen, zodat iedereen de nodige kennis en vaardigheden opdoet. Zorg voor een helpdesk of key-users die collega's ondersteunen bij vragen en problemen. Plan ook een periode van nazorg na de livegang voor extra ondersteuning, zodat iedereen goed kan wennen aan het nieuwe systeem."
Leerstof van vandaag is het succes van morgen
Implementeer de wijzigingen vanuit je bedrijfsproces gezien en niet vanuit het middel (software). De rol van proceseigenaar is alles bepalend bij dit soort implementaties. De proceseigenaar bepaalt hoe een bedrijfsproces moet verlopen en geeft de bijbehorende informatiebehoefte aan.
"Begrijp het belang van datakwaliteit en pas data als middel steeds meer en slimmer toe.
Een ERP-systeem kan niet alle bedrijfsprocessen optimaal ondersteunen. Het is dan verstandig om een ander systeem ernaast toe te passen en te koppelen met het ERP-systeem," merkt hij op.
"De belangrijkste les: we moeten nog veel meer met elkaar samenwerken op het gebied van gegevens. Als we bereid zijn om nog meer samen te werken op het gebied van informatie-uitwisseling, kunnen we jouw én onze processen nog veel verder optimaliseren."
Voor meer informatie:
Anthura
Tel: +31 (0)10 5291919
[email protected]
https://anthura.nl/
Voor meer informatie:
Mprise Agriware
Newtonstraat 2
3902 HP Veenendaal
T: +31 318 508810
[email protected]
www.Mprise-agriware.nl