Schrijf je in voor onze dagelijkse nieuwsbrief om al het laatste nieuws direct per e-mail te ontvangen!

Inschrijven Ik ben al ingeschreven

U maakt gebruik van software die onze advertenties blokkeert (adblocker).

Omdat wij het nieuws gratis aanbieden zijn wij afhankelijk van banner-inkomsten. Schakel dus uw adblocker uit en herlaad de pagina om deze site te blijven gebruiken.
Bedankt!

Klik hier voor een uitleg over het uitzetten van uw adblocker.

Meld je nu aan voor onze dagelijkse nieuwsbrief en blijf up-to-date met al het laatste nieuws!

Abonneren Ik ben al ingeschreven

Emballageregistratie vier keer zo snel klaar dankzij slim automatiseren

Als logistiek planner bij hortensiakweker Sjaak van Schie maakte Marcel Vreugdenhil tot een jaar geleden soms werkweken van 60 tot 70 uur. “Ik was voorheen wel eens een maand achter met de emballageadministratie,” zegt hij, “maar in deze seizoensgebonden branche kun je niet ‘even’ iemand aannemen en inwerken, want die is dan in de rustige tijd weer overbodig.” De oplossing vond hij in de emballageregistratie-software van PackControl.

70 hectare Hydrangeas in Nederland en Portugal
Sjaak van Schie heeft vestigingen in Nederland en Portugal en het familiebedrijf is goed voor in totaal zo’n 70 hectare hortensia productie, die het levert in diverse opkweekstadia, van stek tot eindproduct. Steeds vaker vind je daarbij ook exclusieve Hydrangea-soorten. De emballageadministratie draait vooral om CC’s (Deense containers) en de bijbehorende platen.

Emballageadministratie in Excel: foutgevoelig
In totaal werken er rond de 130 vaste medewerkers voor het bedrijf. Een van hen is Marcel Vreugdenhil, die als Logistiek Planner onder andere verantwoordelijk is voor de administratieve verwerking van alle emballagetransacties. “Tot een jaar geleden deden we de emballageadministratie vooral in Excel. Het lastige is: het is foutgevoelig. Zelf ben ik erg nauwkeurig en ik besteedde er veel tijd aan. Maar dan nog was ik altijd afhankelijk van de formules in een Excel-werkblad. Ik had er niet altijd grip op. Bijvoorbeeld als een collega er ook in werkte, was het lastig te ontdekken waar fouten ontstaan.”

Oplopende kosten
De kosten die met de emballage gemoeid zijn, kunnen aardig oplopen in een bedrijf van deze omvang. “En het gaat daarbij niet alleen om de huurkosten, maar vooral ook om verlieskosten, die al snel veel hoger zijn omdat de administratie zo moeilijk correct te houden is zonder automatisering.”

20 uur per week is teveel
De emballageadministratie werd problematisch, vertelt Marcel: “Afhankelijk van de tijd van het jaar was ik er veel tijd aan kwijt. Teveel. In het hoogseizoen, van januari tot en met juni, gemiddeld toch wel 20 uur per week. En als je werkt in Excel heb je geen systeem dat je helpt als je vastloopt qua tijd.”

“Ik was voorheen wel eens een maand achter met de emballageadministratie, want er is nog meer te doen. Dan kom je uit op werkweken van 60 à 70 uur en dat is gewoon niet goed. Dat ging niet meer. Conclusie: de meeste tijd was ik kwijt aan de emballageadministratie en daarmee konden we de snelste slag maken qua tijdbesparing.”

Overstappen naar PackControl
De overstap naar het emballageregistratiesysteem van PackControl bleek makkelijk. “Het is een systeem dat het werk overneemt en dat doet op een manier die voor ons werkt. Het is een goede oplossing. Ook in Portugal gaat het goed, want het spreekt allemaal voor zich. Gegevens worden ’s nachts ingelezen en automatisch verwerkt. Wat voorheen handmatig in Excel moest, daar hebben we nu weinig omkijken meer naar.”

Tijdbesparing van 75%
“Het werken met PackControl scheelt echt heel veel tijd. Waar ik voorheen wel 20 uur per week bezig was met de emballageadministratie, ben ik nu in een uurtje per dag klaar”, vertelt Marcel. Een tijdbesparing van wel 75%. Waar komt dat door? Vooral de automatisering. “Het uploaden van bestanden voorkomt handmatig werk en is heel nauwkeurig. We importeren transacties uit meerdere ERP-systemen en ook die van Royal FloraHolland. We verwerken de transacties met behulp van automatische imports.”

“De Responsibility Rules zijn voor ons ook heel belangrijk. Die regelen wie er verantwoordelijk is voor de emballage. Je kunt instellen onder welke condities een bepaalde transactie wordt gekoppeld aan een vervoerder of aan een klant. Dat stel je eenmalig in en de randvoorwaarden kun je zelf aangeven.” Regels en afspraken worden daarmee altijd correct toegepast en dat scheelt tijd en geld.

“De systemen waarmee we leverbonnen uitprinten zijn ook gekoppeld aan PackControl,” zegt Marcel, “en voor boekingen die we doen kunnen we documenten uploaden in PackControl. Het werkt gewoon heel mooi.”

Eindelijk wat vrije tijd
Ondanks de tijdbesparing hoeft Marcel zich nog niet te vervelen. Op de vraag wat hij doet met de tijd die hij ‘overhoudt’ zegt hij lachend: “Ik had nog heel veel uren staan, want de afgelopen jaren had ik echt veel te veel gewerkt. Er moest thuis nog van alles opgeknapt worden, dus ik heb eindelijk wat vrije tijd op kunnen nemen. Nu het drukke seizoen er weer aankomt, is er de komende tijd evengoed nog meer dan genoeg te doen.”

bron: Pack Control

Publicatiedatum: