Tholen - Een bloemetje, broodje kroket of bak tomaten als attentie voor je personeel kan een werkgever bij een fiscaal onjuiste verwerking duur komen te staan. Die waarschuwing laat Hannah Dias, specialist loonheffingen bij BDO Accountants & Adviseurs horen. "Een kleine fout in de administratie kan aanzienlijke gevolgen hebben gelet op de huidige controlemethodiek van de Belastingdienst."
"De zogeheten werkkostenregeling betreft in principe alles wat de werknemer van zijn werkgever krijgt, buiten het reguliere salaris, waarbij de kernvraag is of er wel of geen loonbelasting over moet worden betaald. Ook als personeel aan het eind van de week bijvoorbeeld een bak tomaten mee naar huis mag nemen, is deze vraag relevant. Voorwaarde is dat de werkgever deze verschillende vergoedingen en verstrekking juist en volledig administreert. Het vinden van een foutje in de administratie kan tegenwoordig vervelend uitpakken."
"Constateerde de Belastingdienst in het verleden tijdens een controle bijvoorbeeld dat een werkgever ten onrechte een kerstpakket niet had belast, dan bleef de schade meestal beperkt tot die gevonden fout. Eventueel vond dan extrapolatie plaats naar de niet gecontroleerde jaren. Ook vervelend, maar het viel allemaal mee."
Haar collega Marcel Kawka van BDO lichtte het eerder toe met onderstaand voorbeeld: Stel dat een werkgever drie secretaresses in dienst had. Die gaf hij op Secretaressedag een bloemetje met een waarde van € 25. Hij dacht dat dat wel onbelast kon. Maar helaas, dat was (ook) onder de oude loonbelastingregels niet zo. Dus werd er een naheffing opgelegd over die € 75 per jaar die onbelast waren verstrekt. Een schade die te overzien was.
De Belastingdienst hanteert tegenwoordig echter een andere controlemethodiek. Kern van die controlemethode is de guldensteekproef, omgedoopt in het huidige (euro)tijdperk naar de geldsteekproef (of beter: geldeenheidssteekproef). Met deze methode is het mogelijk om, door slechts een deel van de administratie te controleren, uitspraken te doen over de volledige administratie.
Nul fouten?
Stel, de werkgever in het voorbeeld heeft een loonsom van € 4.500.000. De Belastingdienst heeft dan een tabelletje dat de mate van onzekerheid weergeeft van het onderzoek dat men gaat verrichten. Bij een loonsom van € 4.500.000 hoort een bedrag van € 180.000. De Belastingdienst gaat er verder van uit dat zij bij de controle geen fouten ontdekt. Uit een ander tabelletje volgt dan dat de zogeheten interval bepaald wordt door die € 180.000 door drie te delen. Dat is dus 60.000. Die interval wordt onder meer gebruikt om het aantal te controleren euro's in de boekhouding te bepalen. Doorgaans onderzoekt de Belastingdienst bij een moderne looncontrole de nettolonen plus de overige betalingen (crediteuren). Dit wordt de populatie genoemd. Die bedraagt bij de werkgever (stel) € 3.600.000.
Het aantal te controleren euro's wordt dan bepaald door de populatie van € 3.600.000 te delen door de interval van 60.000. Er worden dus 60 euro's in de boekhouding gecontroleerd. Die 60 euro's leiden terug naar 60 boekingen, die (ongeacht hun werkelijke omvang) ieder € 60.000 waard zijn. Die boekingen worden zo geselecteerd dat er een waarheidsgetrouw beeld ontstaat volgens de statistiek.
Het bonnetje van de bloemen komt boven water. De werkgever was vergeten deze aan te wijzen als eindheffingsloon. Deze bon vertegenwoordigt dan niet meer een waarde van € 75 per jaar maar ligt een stuk hoger, namelijk: € 60.000. De Belastingdienst gaat per definitie uit van nul fouten, maar vond er toch één.
Eén fout!
Hoe hoog die naheffing is? Dat hangt onder meer af van de vrije ruimte die de werkgever over heeft. Op basis van zijn loonsom zou die 1,2% van € 4.500.000 zijn, dus € 54.000 zijn. Stel dat daar nog € 4.000 van over is. De naheffing zou dan (per jaar) bedragen (€ 60.000 - € 4.000) x 80% = € 44.800.
En het gaat dan dus om 1 foutje, bij meerder fouten tikt de teller door. En dit is nog een rooskleurig scenario. De Belastingdienst zou ook een naheffing kunnen opleggen op grond van een gebruteerd tarief dat oploopt tot 108,1%.
Mag dat? Ja, dat mag. De Hoge Raad heeft deze benadering al in 2008 goedgekeurd voor de loonheffingen. Hoe raar het ook kan uitpakken. Uiteraard mag een werkgever tegenbewijs leveren, maar dat is wel lastig.
De werkgever zou dat onder de werkkostenregeling kunnen hebben voorkomen. Maar dan zou hij de bloemen in zijn administratie expliciet als eindheffingsbestanddeel hebben moeten aanwijzen. De resterende vrije ruimte bood daar voldoende mogelijkheden voor. En ook als die niet voldoende was, dan was een eindheffing (80%) over de bloemen (€ 60) toch een stuk goedkoper geweest.
De werkkostenregeling brengt de nodige administratieve aandachtspunten met zich mee. Een juiste boeking in de administratie is stap 2. Stap 1 is echter dat een werkgever kan laten zien hoe ze, voordat een vergoeding of verstrekking is ontvangen door een werknemer, dit voordeel onder de werkkostenregeling willen behandelen. Deze eerste stap is formeel gezien juist, maar levert in de praktijk ergernis op.
"Het is meer regel dan uitzondering dat de geldeenheidssteekproef als controlemethode wordt gebruikt. Hierdoor kan zelfs een per ongeluk fout geboekte factuur vervelende gevolgen hebben. Dit risico kan worden verminderd met een goede WKR-procedure en een controle op de uitvoering hiervan", besluit Hannah.
Voor meer informatie:
Hannah Dias
BDO Accountants & Belastingadviseurs
Laan van Zuid Hoorn 165
2289 DD Rijswijk
Tel: +31 (0)70 338 08 08